Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 november 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij gebruiken wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of Moments gebruikt. U leest waarvoor de gegevens dienen, wie ze kan ontvangen, hoe lang ze worden bewaard en hoe u uw rechten uitoefent.

1. Wie is verantwoordelijk?

Moments is ontwikkeld en wordt aangeboden door Learnable BV, handelend onder de naam For The Dream, met ondernemingsnummer / btw BE 0733.680.680 en maatschappelijke zetel op H. Hartlaan 21, 3550 Heusden-Zolder, België.

Voor privacyvragen en verzoeken kunt u terecht op [email protected].

Onze rol hangt af van het gebruik van de gegevens:

• Voor onze eigen website, aanvragen, klantenrelaties, facturatie en communicatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor en hoe wij gegevens gebruiken.
• Voor gegevens die een organisatie in Moments beheert, zoals medewerkersgegevens, uren, projecten, afwezigheden en mailinglijsten, handelen wij in haar opdracht als verwerker. Die organisatie is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst regelt die verhouding.

Gebruikt u Moments via uw werkgever of ontvangt u een nieuwsbrief van een klantorganisatie? Die organisatie informeert u ook over haar eigen gebruik van uw gegevens en is uw eerste aanspreekpunt. Een verzoek dat bij ons terechtkomt, leiden wij waar nodig naar haar door.

2. Welke gegevens verwerken wij en waarvoor?

Websitebezoek

Bij een bezoek verwerken wij technische gegevens, zoals uw IP-adres, het tijdstip van het bezoek, de opgevraagde en verwijzende pagina en informatie over uw browser en toestel. Noodzakelijke gegevens dienen om de website te tonen, verbindingen te beveiligen, fouten te onderzoeken en misbruik tegen te gaan.

Met uw toestemming meten wij ook het websitegebruik: welke pagina's worden bezocht, via welke kanalen bezoekers ons vinden en welke onderdelen goed werken. Met afzonderlijke marketingtoestemming kunnen bezoeken en acties worden gekoppeld aan advertenties en doelgroepen. Het cookiebeleid beschrijft die keuzes en metingen.

Contact, aanvragen en ondersteuning

Wij verwerken de gegevens die u doorgeeft, zoals uw naam, e-mailadres, organisatie, functie, telefoonnummer en de inhoud van berichten en bijlagen. Wij gebruiken die om uw vraag te beantwoorden, een voorstel te maken, afspraken op te volgen of een probleem op te lossen.

Is uw aanvraag bestemd voor een klantorganisatie, bijvoorbeeld bij het aanleveren van een vacatureadvertentie? Dan worden uw contactgegevens, de aanvraag, planning en bestanden gedeeld met de bevoegde personen van die organisatie. Uw e-mailadres dient ook voor een bevestiging en de opvolging van de aanvraag.

Moments AI-producthulp

Als u een vraag verstuurt via Moments AI, sturen wij uw vraag, de zichtbare gesprekshistorie en een vaste pagina- of modulenaam naar de Reflection API om een antwoord te maken. Er worden geen bedrijfsgegevens, scherminhoud, accountgegevens of klantdossiers automatisch toegevoegd. Deel geen wachtwoorden, sleutels, klant- of personeelsgegevens in het gesprek.

Moments bewaart deze gesprekken niet in de databank of applicatielogs. De zichtbare historie blijft in het geheugen van uw geopende pagina totdat u het gesprek wist of de pagina opnieuw laadt. Reflection ontvangt de meegestuurde tekst voor de beantwoording; deze uitleg doet geen toezegging over een bewaartermijn bij die externe dienst. Voor misbruikpreventie bewaart Moments afzonderlijk een met een geheime sleutel afgeleide IP-code, aanvraagtellers en vervaltijden gedurende maximaal circa twee dagen plus het opschooninterval van vijf minuten. Deze tellers bevatten geen vragen of antwoorden.

Opstellen met AI in de nieuwsbriefmodule

Beheerders van een organisatie met de nieuwsbriefmodule kunnen zelf een tekst plakken of opladen om er een nieuwsbriefconcept van te laten maken. Die tekst gaat via Vercel AI Gateway naar een taalmodel van Google (Gemini). Moments vraagt bij elk verzoek dat het alleen wordt verwerkt door providers die de tekst niet bewaren en er niet op trainen. Moments bewaart de ingevoerde tekst en het voorstel niet in de databank of applicatielogs; alleen wat de beheerder zelf in een concept zet en opslaat, wordt bewaard als onderdeel van dat concept. Er wordt niets automatisch verstuurd. Voor misbruikpreventie bewaart Moments per organisatie alleen aanvraagtellers en vervaltijden, gedurende maximaal circa twee dagen. Laat persoonsgegevens weg die niet in de nieuwsbrief horen.

Accounts, abonnementen en facturatie

Voor registratie en toegang gebruiken wij onder meer uw naam, e-mailadres, organisatie, rol, uitnodigingen, werkadressen en aanmeldgegevens. Wachtwoorden worden in beveiligde, niet rechtstreeks leesbare vorm opgeslagen. Aanmeldgegevens en toegangsrechten helpen om accounts te beschermen en de juiste personen toegang te geven.

Voor de klantenrelatie en administratie verwerken wij bedrijfs- en contactgegevens, facturatiegegevens, het ondernemings- of btw-nummer, de overeengekomen formule en betalingsstatus. Daarmee beheren wij het abonnement, maken wij facturen op en voeren wij onze boekhoudkundige verplichtingen uit.

Uren, projecten en samenwerking

Afhankelijk van de functies die uw organisatie gebruikt, verwerken wij:

• in- en uitkloktijden, werkdatum, duur en gekozen werkplekcategorie;
• klanten, projecten, taken, toewijzingen, tarieven en bijhorende uren;
• notities, reacties, bestanden, meldingen en voortgang;
• correcties, de reden ervan, de uitvoerder en het tijdstip.

Deze gegevens dienen voor tijdsregistratie, planning, samenwerking, controle, rapportage en de administratie of facturatie van uw organisatie. Een werkplekcategorie zoals kantoor, thuis of bij de klant is een keuze van de gebruiker en geen GPS-registratie.

Verlof en afwezigheden

Bij verlofadministratie verwerken wij de verlofsoort, periode, aanvraag, beslissing en eventueel een bijlage. Bij ziekte kunnen dit gezondheidsgegevens zijn, waaronder een attest dat voor de werkgever bestemd is. De vrije toelichting wordt bij een ziekteaanvraag niet opgeslagen.

Wij verwerken deze gegevens in opdracht van de werkgever om aanvragen en de personeelsadministratie te behandelen. De werkgever bepaalt de wettelijke grondslag, de toepasselijke uitzondering voor gezondheidsgegevens en wie de gegevens mag raadplegen. Voeg geen diagnose of andere medische informatie toe die voor die administratie niet nodig is.

Nieuwsbrieven van klantorganisaties

Wanneer een organisatie nieuwsbrieven via Moments beheert, verwerken wij de gegevens die zij invoert of importeert: e-mailadres, naam, bedrijf, aanvullende contactkenmerken, segmenten en beschikbare informatie over herkomst, toestemming en uitschrijving.

In haar opdracht beheren wij ontvangers, verzenden wij berichten, verwerken wij uitschrijvingen en volgen wij de bezorging op. Daarbij worden verzendmomenten, bezorgstatus, foutmeldingen en eventuele klachten geregistreerd. Als de afzender open- of klikmetingen inschakelt, kunnen ook het openen van een bericht en het aanklikken van een link worden vastgelegd. De afzender moet u daarover informeren en zorgen voor de vereiste toestemming. Toestemming om een nieuwsbrief te ontvangen is niet automatisch toestemming voor zulke metingen; uw websitecookiekeuze vervangt die toestemming evenmin.

De organisatie die u mailt, blijft verantwoordelijk voor haar mailinglijst en berichten. Een uitschrijving geldt voor de betreffende afzender. Een minimaal uitschrijfgegeven kan afzonderlijk bewaard blijven om uw keuze te respecteren.

Koppelingen en administratieve uitwisseling

Wanneer u of uw organisatie een koppeling activeert, worden gegevens uitgewisseld met de gekozen externe dienst voor de opdracht die via die koppeling wordt uitgevoerd. De toegekende machtigingen bepalen welke gegevens kunnen worden geraadpleegd of gewijzigd. Wij verwerken daarvoor ook gegevens over de toestemming, toegangsrechten en beveiligde toegangsgegevens van de koppeling.

Bij het indienen van uren voor administratieve verwerking kunnen de medewerker, periode, klant, project, taak, uren en bijhorende toelichting worden doorgestuurd naar de aangewezen administratieve dienst. Een beheerder kan ook gegevens over medewerkers, gewerkte tijd en afwezigheden uitvoeren en zelf aan de bevoegde loonadministratie bezorgen.

Controleer welke toegang u verleent. Voor een eigen verwerking door de ontvangende dienst gelden ook haar afspraken en privacy-informatie.

Beveiliging en betrouwbaarheid

Gegevens over toegang, wijzigingen en fouten helpen ons om de dienst te beveiligen, incidenten te onderzoeken en de werking te herstellen. Daarbij kunnen tijdstippen, gebruikerskenmerken en technische verbindingsgegevens worden verwerkt. Toegang tot die informatie is beperkt tot wat nodig is voor beheer, ondersteuning en beveiliging.

3. Waar komen de gegevens vandaan?

Wij ontvangen gegevens van uzelf, uw werkgever of een andere klantorganisatie, personen die namens die organisatie handelen en koppelingen die u of uw organisatie activeert. Technische gegevens worden ook tijdens het gebruik van de website of dienst verzameld.

Een organisatie die uw gegevens invoert, importeert of doorgeeft, moet u informeren over de bron, het doel en het gebruik daarvan.

4. Op welke rechtsgronden steunen wij?

Voor verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, gelden deze rechtsgronden:

Bij gerechtvaardigd belang wegen wij de noodzaak en het doel af tegen de gevolgen voor uw privacy. U kunt tegen zo'n verwerking bezwaar maken. Tegen onze eigen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; dat gebruik stopt dan.

Voor gegevens die wij in opdracht van een organisatie verwerken, bepaalt die organisatie de rechtsgrond. Haar overeenkomst met ons rechtvaardigt op zichzelf niet alle verwerkingen van medewerkers of nieuwsbriefontvangers. Voor gezondheidsgegevens is daarnaast een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van zulke gegevens nodig.

Sommige gegevens zijn nodig om een aanvraag te behandelen, een account aan te maken of een overeenkomst uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen wij die handeling niet uitvoeren. Optionele metingen of marketing weigeren heeft geen gevolgen voor de toegang tot de gewone dienst.

5. Wie kan gegevens ontvangen?

Voor de beschreven doeleinden kunnen gegevens terechtkomen bij:

• bevoegde gebruikers van uw organisatie, volgens hun rol en de gebruikte functie;
• dienstverleners voor de beschikbaarheid en beveiliging van de dienst, gegevensopslag, berichtenverzending en technische ondersteuning;
• Reflection, wanneer u zelf een vraag aan Moments AI verstuurt, voor de hierboven beschreven beantwoording;
• Vercel (AI Gateway) en Google, wanneer een beheerder zelf Opstellen met AI gebruikt, voor het maken van een nieuwsbriefconcept;
• externe diensten waarmee u of uw organisatie een koppeling of gegevensoverdracht activeert;
• partijen voor facturatie, boekhouding, loonadministratie en professionele advisering, voor zover die verwerking van toepassing is;
• meet- en advertentiepartners, voor optionele verwerkingen waarvoor u toestemming geeft; het cookiebeleid vermeldt de betrokken ontvangers en doeleinden;
• bevoegde overheden als de wet dat vereist, of andere gerechtigde partijen wanneer dat noodzakelijk is voor een rechtsvordering.

Partijen die namens ons gegevens verwerken, moeten handelen volgens afspraken over doel, vertrouwelijkheid en beveiliging. Sommige ontvangers zijn voor een eigen verwerking zelf verantwoordelijk. De verwerkersovereenkomst regelt de afspraken met klantorganisaties over het inschakelen van andere verwerkers.

Voor het Moments-platform gebruiken wij Supabase voor database, authenticatie en opslag, Vercel voor hosting en Resend voor e-mail. De actuele lijst met hun functies, verwerkingslocaties en leveranciersafspraken staat in artikel 7.2 van de verwerkersovereenkomst.

Gegevens die wij in opdracht van uw organisatie beheren, worden voor haar dienstverlening verwerkt. Wij gebruiken haar medewerkersgegevens of mailinglijsten niet als onze eigen commerciële contactlijst.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Externe dienstverlening en door u gekozen koppelingen kunnen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. Die ruimte omvat de EU, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Dit beleid houdt geen toezegging in dat elke verwerking uitsluitend daar plaatsvindt.

Een doorgifte daarbuiten vereist een geldige wettelijke basis voor de doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen, zo nodig met aanvullende maatregelen. Voor informatie over de locaties en waarborgen die voor uw gegevens van toepassing zijn, of een kopie van toepasselijke waarborgen, kunt u contact met ons opnemen. Bij een overdracht die uw organisatie zelf laat uitvoeren naar een gekozen dienst is ook haar informatie over die dienst van belang.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Zolang uw organisatie abonnee blijft, bewaren wij haar gegevens voor de dienstverlening. Bij verwijdering worden de betreffende gegevens uit de actieve omgeving verwijderd; eventuele reservekopieën blijven daarna maximaal 24 uur bestaan. Deze termijn voor reservekopieën geldt vanaf de verwijdering, niet vanaf een gewone opzegging of het verstrijken van een proefperiode.

Voor beëindiging, teruggave of verwijdering van organisatiegegevens neemt de bevoegde beheerder contact met ons op. Wij handelen daarbij volgens de instructies van de organisatie en de verwerkersovereenkomst. Een verlopen proefperiode of geblokkeerd account leidt op zichzelf niet tot verwijdering.

Voor gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, gelden deze termijnen of criteria:

De verwijdering van organisatiegegevens doet geen afbreuk aan een wettelijke bewaarplicht voor bijvoorbeeld onze facturen. Gegevens die wij wegens zo'n verplichting of een concrete rechtsvordering afzonderlijk moeten behouden, blijven beperkt tot dat doel. Een beperking van wat een overzicht toont, is geen bewaartermijn en beperkt uw wettelijke privacyrechten niet.

8. Hoe beschermen wij gegevens?

Wij nemen maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, verlies en onbedoelde wijziging. Daaronder vallen beveiligde verbindingen, afgeschermde accounts, toegangsrechten volgens rollen, scheiding tussen organisaties en registratie van relevante wijzigingen. Toegang voor ondersteuning en beheer wordt beperkt tot de betreffende taak.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens beoordelen wij de gevolgen en volgen wij de toepasselijke meldplichten. Zijn gegevens van een klantorganisatie betrokken, dan informeren wij haar zonder onredelijke vertraging en volgens de verwerkersovereenkomst.

9. Welke rechten heeft u?

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heeft u recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing hoeft u uw bezwaar niet te motiveren.

Waar wij uw toestemming gebruiken, kunt u die op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking. Cookievoorkeuren wijzigt u via Cookie-instellingen onderaan de website. Voor onze eigen commerciële e-mails gebruikt u de uitschrijflink of neemt u contact met ons op.

Stuur een verzoek naar [email protected]. Voor gegevens die uw werkgever of een andere klantorganisatie beheert, richt u het verzoek bij voorkeur tot die organisatie. Wij ondersteunen haar bij de behandeling.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. U ontvangt dan binnen de eerste maand uitleg. Bij redelijke twijfel over uw identiteit vragen wij alleen de aanvullende informatie die nodig is om die te bevestigen.

U mag rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via [email protected], of bij een andere bevoegde toezichthouder. U hoeft daarvoor niet eerst met ons contact op te nemen.

10. Automatische beslissingen en wijzigingen

Wij nemen voor de hier beschreven eigen verwerkingen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen hebben. Wanneer uw organisatie een aanvullende verwerking of automatisering laat inrichten, moet zij u informeren over het doel, de gevolgen en de gebruikte gegevens.

Bij wijzigingen aan onze verwerkingen passen wij dit beleid aan. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst werd bijgewerkt. Waar nieuwe toestemming of aanvullende informatie nodig is, voorzien wij die op het toepasselijke moment.